Las tres llaves de la transparencia

Quizás uno de los episodios más enriquecedores de esta última fase de mi vida profesional ha sido el volver a evangelizar por las poblaciones pequeñas, donde tanto se agradece que les echen una mano para poder llevar el día a día de manera más fácil, sin dejar de un lado los nuevos retos que impone la sociedad. Así empecé mi vida profesional en este sector, y ahora de nuevo me vuelvo a encontrar con ella.

Desde la Diputación de Castellón y en colaboración con la Consellería de Transparència,  Responsabilitat Social, Participació i Cooperació, se han realizado unas interesantes jornadas que comenzaron en Castellón y siguieron por las poblaciones de Morella, Vall d’Alba y Segorbe. En ellas se ha tratado de dar una visión de las iniciativas de datos abiertos y transparencia hacia la ciudadanía desde las tres vertientes clave en esta disciplina: la Jurídica, la Informática y la Archivística o de Gestión Documental.

En la parte jurídica se ha responsabilizado Joaquin M. Burgar, habilitado de carácter estatal adscrito al departamento de asesoramiento de la propia diputación. En la parte archivística nuestro inefable Joan Carles Faus, del archivo administrativo de la ciudad de Gandía, y un servidor en la parte tecnológica. Todo ello fue coordinado por Borja Colón de Carvajal, el responsable de modernización en la Diputación de Castellón, e impulsado por el personal político y técnico de diputaciones y consellería (Luis Martínez como diputado, Zulima Pérez y Aitana Mas por parte de la Consellería).

Con este elenco sólo podría ser un éxito, y hay que decir que así fue. Como consecuencia de esto se va a publicar un libro recopilatorio de lo impartido en las jornadas que se presentará a principios de 2017, y quizás de lugar a nuevas iniciativas similares.

Un placer.

llaves-de-hierro-para-decoracion-19x9-cm-set-de-tres-llaves-con-argolla

Por qué vale más la inspiración que la técnica…

Hay días de esos en los que necesitas algo para darlo todo. Necesitas un plus de creatividad para ser efectivamente productivo. Se plantean ante uno una serie de necesidades de decisión estúpidas que sabes que en el fondo no son tan estúpidas. Elementos que harán que la gestión del día a día de tus compañeros de organización vayan hacia una dirección u otra, y que requieren de una buena inspiración para tomar el camino adecuado.

Hoy me toca enfrentarme con la decisión de especificar el nivel de granularidad necesario en los tipos de documentos de la entidad. Y parece una tontería pero no lo es. Todos los que nos dedicamos a esto sabemos más o menos lo que es una serie documental, una tipología documental, o un metadato. Hay tipologías documentales que se relacionan con el ciudadano y otras tantas que no. El problema radica en localizar de manera sencilla todos y cada uno de los documentos.

Pongamos un ejemplo: si tengo 10 tipos de actas en mi organización (Acta de pleno, acta de comisión informativa, acta de recogida de vehículo, acta de tribunal, acta de…) y hago caso a la premisa de simplificación y a los tipos de documentos recogidos por el ENI, todos los documentos deberían recogerse en el tipo ENI Acta.

PERO, si soy el responsable del expediente y quiero encontrar el ACTA de pleno X, o el ACTA Rectificativa del Pleno X ¿Como lo haría?. En el primer caso “de pleno” es evidente que hace referencia al expediente, es decir, a la serie documental. Pero en el caso de “Rectificativa” se trata de una característica particular. Entonces que usamos ¿Un metadato?. ¿Una tipología adicional?

Dicho de otro modo, los usuarios están acostumbrados a añadir mucha información adicional a los documentos. Por ejemplo, las convocatorias de pleno son consideradas por el ROF una RESOLUCIÓN + NOTIFICACIÓN. Sin embargo ha de quedar muy claro en todas las posibles notificaciones que hay en un expediente, la que es NOTIFICACIÓN DE CONVOCATORIA. ¿Cómo añadimos esta información? ¿Merece la pena crear otro tipo de documento?

La lógica, desde un punto de vista de simplificación, nos lleva a la asignación de metadatos libres. Pero el problema puede venir en la forma de visualizar estos metadatos en la aplicación, que pueden no estar siempre lo visibles que sea necesario.

Así pues ¿Qué camino tomamos de manera sostenible?

toma-de-decisiones-e1446034208228[1]

Hacking personal branding

Richard Branson puede parecer un tipo extravagante. De hecho es fácil que os caiga un poco mal conforme veáis las “chorradas” que hace por todo el mundo con tal de promocionar su emporio. Pero ¿sabéis qué? Que él disfruta, es feliz, hace feliz a mucha gente y además esta actitud le ha hecho millonario.

Como mínimo para planteárselo. Y es un ejemplo, aunque extravagante, de cómo se construye una imagen personal. Hay otros ejemplos: Apple. Steve Jobs en los 70s, 80s era un tipo estándar en lo que a imagen personal se refiere. Vestía con corbatas convencionales, y llevaba gafas de científico loco. Su imagen en general variaba de una vez a otra. No era mala, pero no tenía una “marca personal” que le identificara. Sin embargo esto cambió. A finales de los 90 asumió ese jersey negro, y pantalones vaqueros que le hicieron famoso.. y que mantuvo hasta el fin de sus días. Este es el Steve Jobs que recordamos. Creó marca personal.

Pero no sólo ocurre esto con la imagen del lider de Apple. Los trabajadores de esta empresa llevan también consigo una serie de enseñas de identidad: en todas las reuniones han de vestir de manera informal. Nos contaba un ejecutivo de IBM que cuando habían reuniones entre grandes empresas, por ejemplo Microsoft, IBM y Apple, se distinguía a los de Apple porque eran los que iban en tejanos y sin corbata. Eso es su sello de identidad, también muy importante en las corporaciones.

En mi caso estoy empezando con ello, y quizás un ejemplo de esto haya sido, primero la declaración de intenciones, y segundo el cambio de imagen en este blog… Pero esto no termina ahí… Logo, elección de colores personales. Mil ideas y mil ilusiones.

Seguimos.cropped-firma.png

En busca de la marca personal

Asignatura pendiente número 1 en mi vida: hago cosas pero no soy capaz de ponerlas en valor. No soy capaz de poner el sello en aquello que hago. No busco cambiar el Status Quo actual para dar un giro a mi vida y pensar cómo lanzar al mercado todo aquello que he realizado… Bueno, quizás sea una verdad a medias. Sí sé como hacerlo, pero no siempre encuentras el momento.

Estos días en Soft Skills hemos tenido la oportunidad de revisar algunas de las técnicas que me permitirán apoyar esa marca personal. Para ello debemos hacernos a nosotros mismos unas cuantas preguntas. ¿Como me describo? ¿Cuáles son mis habilidades? ¿Qué aportarían estas habilidades a mis clientes? ¿Cómo pienso hacerlo?

Para ello existe una útil herramienta llamada “Personal Branding Canvas”, que de alguna manera ayuda a recopilar todos estos elementos, de manera que no pierda el foco de mis objetivos en mi día a día para buscar ese modelado en mi imagen personal.

Y ahí va mi ejemplo (no me copien):

Canvas

Start with WHY

¿Por qué nos levantamos todas las mañanas? ¿Por qué motivo vamos todos los días a trabajar? ¿Únicamente porque vamos a ganar un sueldo para subsistir o hacer cosas en nuestro tiempo libre apenas inexistente? Siento decirte que si este es tu caso, tienes un problema.

Simon Sinek en su propuesta “Start with why” nos relata los motivos por los cuales hay que pensar en las intenciones que nos llevan a motivar nuestra actividad. Las cosas que nos llevan a realizar lo que hacemos cada día. Como ejemplo aparece el anuncio de Shackleton para buscar gente motivada en su loca expedición con el Endurance.

Men Wanted

Viendo las palabras del amigo, cualquiera podría pensar que sólo un loco se embarcaría en tal empresa. Pero precisamente era locos motivados lo que buscaba Shackleton. Casi todos conocen la historia fabulosa del Endurance.

Pues bien, nuestra propuesta de hoy es crear ese manifiesto que nos motive. Comenzar a crear ese arte que Seth Godin cree primordial en los profesionales competentes del siglo XXI.

Espero que os guste. Y de paso que os motive.

FGallego Manifest

Presentando e intentando emocionar

Tratando de poner en práctica lo aprendido en la charla anterior, el pasado viernes 3 de Junio se celebraron en Almassora un encuentro de archiveros donde un servidor fue invitado a contar su experiencia al respecto en el ayuntamiento de Picanya.

IMG_20160603_102940

Los resultados tuvieron dos visiones: una, la puramente técnica desde el punto de vista de habilidades comunicativas, creo que se cumplió al 100%. La presentación, especialmente en su primera parte toma el formato establecido por los preceptos de una “presentación zen”. De alguna manera se utilizan diapositivas donde no se muestra demasiada información pero con imágenes impactantes, tratando de dar tres o cuatro ideas básicas de una manera elocuente.

Sin embargo las sensaciones en cuanto a la reacción del público fueron posiblemente las peores que he tenido nunca. Por otro lado es algo previsible dado el colectivo al que me dirigía. En cualquier caso sí es cierto que hay dos maneras de analizar la situación: sin entrar en detalles en si lo explicado era lo adecuado o no, la pregunta es ¿Hay que decir lo que se quiere oir? ¿Hay que decir lo correcto de manera que no se hieran sensibilidades? La intención era la segunda… ¿Lo conseguimos? Probablemente. Sólo probablemente.

Lo que sí esta claro es que provoqué emociones, suscité controversia, y se movieron cimientos. Precisamente el paso previo para la innovación tecnológica.

DSC_2907

Presenta y emociona

A pesar de mi gripe que me ha dejado incapacitado, he hecho acopio de valor y he ido a la interesante presentación que nos tenían hoy los profesores de Soft Skills: “Presenta y emociona” de Maria Ángeles Rodríguez, de la empresa Éveris.

FullSizeRender.jpg

Estoy seguro que muchos de los que leen habitualmente este blog de alguna manera están interesados en mejorar sus presentaciones públicas, puesto que, especialmente el grupo de Innovadores Valencianos, nos toca salir a la palestra para romper con nuevas ideas. Y esto no vale hacerlo de cualquier manera: hay que ser convincente, y buen comunicador. Así pues esta charla nos venía como anillo al dedo.

Decir que el material de la presentación está extraído del libro “Presentación Zen”  de Garr Reynolds.Primero que nada. siendo “smart”. Tratando de ir al grano. Buscar excatamente los objetivos de nuestra presentación, asumiendo que la gente no se va a quedar con mas de tres ideas. ¿Que ideas quiero que se lleve la gente?

Para esto tengo una serie de condicionantes:

  • El tiempo: duración, hora del día, día de la semana, descansos.
  • El público: número de personas, expectativa …
  • El Entorno: si las sillas son cómodas o no, acústica, eco…
  • Los Recursos: proyector, zona de proyección, PC, wifi…

Tenemos que darle una forma de novela, de manera que los tres mensajes principales queden claros. para ello tenemos que diferenciar entre: PLANTEAMIENTO, NUDO Y DESENLACE, como si de una novela se tratara.

En el planteamiento tenemos que tratar de enganchar al interlocutor, lanzando una serie de ideas clave, creando impacto y captando su atención. En el nudo debemos desarrollar los tres mensajes, hacer que la gente reflexione y se emocione cone llos, es decir, que la gente se sienta identificada. En el desenlace tenemos que tratar de buscar el dejar un buen sabor de boca, con ganas de más, y emocionando concluyendo con ideas clave.

Pero ¿qué hacer con el miedo escénico? El miedo en principio es bueno porque nos hace reaccionar, pero hay un miedo tóxico que nos paraliza y es el que hay que tratar de evitar. Para ello debemos intentar aprender de lo que nos da miedo para crecer: ¿Habéis visto “Batman Begins” cuando trata de vencer su miedo a los murciélagos usando este miedo contra los enemigos?

Luego están los recursos no verbales, es decir, la labor del director de orquesta. El maestro Leonard Bernstein da una muestra de su capacidad gestual, dirigiendo la orquesta sólo con ligeros gestos y miradas. Para aquellos que amamos la música es un verdadero espectáculo para los sentidos:

También es importante no cruzar los brazos, no meter las manos en los bolsillos, y utilizar los silencios… Permiten reflexionar y crear un ambiente de espectación.

Finalmente están las técnicas para construir presentaciones: los PowerPoint. En el libro de “Presentación Zen” se deja meridianamente claro que hay que evitar presentaciones recargadas, con mucha información y con letra pequeña. Usar imágenes impactantes, poco texto, que nos de una idea de lo que queremos mostrar. Pero el protagonista no es el material del PowerPoint. El protagonista es el orador. El ponente.