¡¡¡ Socorro, esto se me va de las manos !!!

La cosa te va rondando la cabeza todos los días, pero un día te levantas y piensas “nos podemos pasar de la raya, si no nos hemos pasado ya…”.

Cuando uno trabaja en un ayuntamiento pequeño o mediano, con recursos limitados, sucede que a veces uno llega hasta su máximo nivel de incompetencia, realizando cosas que posiblemente no estés preparado o no hayas recibido la formación necesaria para ello. En el caso de los informáticos, estamos obligados a aprender un sinfín de asuntos acerca de los temas en los que tratamos. Por ejemplo un informático que trabaja en una empresa de montaje debe conocer cosas sobre sistemas productivos. Un informático de la administración local ha de saber, contabilidad pública, legislación, recaudación, atención al ciudadano… pero a veces tocas un poco de oído.

En mi caso ha sido un arma de doble filo, puesto que al poner en marcha un sistema de administración electrónica y gestión documental, al principio hemos tenido (y seguimos teniendo) que luchar contra la famosa “resistencia al cambio” del personal, que desconfía (no siempre sin razón) de los sistemas que pretendemos “imponerles”. Sobre la resistencia al cambio también se ha escrito mucho y no voy a hablar aquí sobre ella, pero todos sabemos que es algo evidente.

Pero puede llegar el caso (y de hecho llega) en el cual la situación sea que el personal vea las bondades del sistema y ya sea por practicidad o por aquello de “no me quiero quedar fuera” y la demanda de implementación de procedimientos aumenta exponencialmente. Y esto, es peligroso.

Es peligroso, por el hecho de que uno desea con avidez que sus sistemas de implanten con éxito y sobre todo que sean aceptados, así que cuando estos sistemas son demandados uno está por la labor. Pero este afán por implementar sistemas nos hace olvidar algunas cosas importantes, y para las que cabe tener la azotea bien amueblada, y son el método y la organización. En palabras técnicas, no adolecer de sistemas de archivo documental y tener presente en la implementación la reingeniería de procesos.

Mis esfuerzos ahora se centran desde unos meses en corregir este problema, puesto que nuestro sistema de gestión documental cuenta con más de 130.000 documentos activos hasta la fecha, de los cuales más de 40.000 han sido firmados digitalmente, con un total de 32 tipos de expedientes. Esto nos lleva a un “bosque” de documentación, tipos, series y familias que hay que controlar, especialmente en lo relativo a la conservación y el expurgo de dichos documentos.

Todo esto, que en su mayor parte es terminología de documentalista, me encuentro con un problema doble: por un lado los documentalistas y bibliotecarios no están en su mayor parte familiarizados con las TIC, y por otro lado los profesionales de TIC que han implementado esto en otros ayuntamientos en gran parte de ellos no han tenido en cuenta el problema. Sólo en grandes municipios, gobiernos autonómicos y diputaciones han abordado el problema de la archivística digital, pero su modelo no es adaptable al nuestro, y habría que hacer muchos cambios. Pero aún hay un problema más difícil de solucionar, y es que la herramienta informática actual no nos permite este cambio fácilmente…

La reingenieria de procesos se ha abordado sin embargo parcialmente. Se ha conseguido en parte la reducción de algunas cargas administrativas. Sin embargo en muchos casos se ha tendido al “si sempre s’ha fet aixina” y no se ha prestado atención a la mejora de los procesos.

Afortunadamente en breve tendremos un módulo de estadísticas que nos va a arrojar mucha luz sobre algunos procesos comparándolos con el sistema tradicional en papel.

La situación actual – Ajuntament de Picanya

En esta entrada daremos una visión generalista del sistema actual que tenemos en al ayuntamiento y que puede servir como ejemplo a cualquier administración pública local. No entraré en detalles tecnológicos ni hard ni soft, sino que tan sólo se dará una breve explicación de la situación actual basándonos en el siguiente diagrama:

Diagrama eAdmin Picanya

En la parte inferior tenemos todo lo referente a las aplicaciones internas (backoffice), que van desde la ofimática, pasando por todas las bases de datos internas y departamentales, hasta las aplicaciones de gestión administrativa. La mayor parte de las aplicaciones de gestión que requieren firma se realiza mediante firma electrónica, documento electrónico mediante certificado digital de la ACCV.

Por otro lado de cara a la ciudadanía se ofrecen diferentes nexos de comunicación. Primero está la presencial en el propio ayuntamiento, que convierte todos los documentos y trámites en soporte digital conforme se acepta el trámite por Registro de Entrada. Por otro lado tenemos el Registro Telemático en la sede electrónica (Picanya + Fàcil ), por donde el ciudadano puede realizar cualquier trámite de manera electrónica mediante su certificado. Finalmente tenemos la web corporativa (www.picanya.org) donde además de ofrecer información municipal se ofrece acceso a otros servicios interactivos como la reserva de instalaciones, actividades deportivas y culturales y en un futuro Biblioteca Electrónica Municipal.

Para facilitar el acceso a dicha información el Ayuntamiento realiza cursos de alfabetización digital periódicamente, y de igual manera dispone de más de 14 puntos wifi distribuidos por toda la población.

Adicionalmente el ayuntamiento realizó un convenio con una empresa para proporcionar un servicio de Internet a bajo coste con unas velocidades y precios realmente competitivos.

Hola Mundo

¿Y por qué “Hola Mundo”? … Para todos aquellos que hayan hecho sus pinitos en la programación sabrán que en el primer programa que se hacía, la cosa era tal que así:

10 cls
20 print “Hola mundo”
30 end

Desde aquel entonces, en el que un servidor contaba con unos 11 años hasta hoy, hay que decir que la informática no se parece absolutamente en nada a lo que en su día fué. Ahora todas las herramientas son visuales y los desarrollos van orientados a “la nube”.

También sabrán todos aquellos que se dediquen a las TIC que en este mundillo es muy complicado ser “un todo terreno”, ya que el desarrollo de esta tecnología ha ido creciendo exponencialmente, puesto que la reutilización de software y hardware ha permitido crear elementos hard y soft absolutamente inimaginables hace tan solo unos años, y el ámbito de aplicación de dichas tecnologías ha obligado al profesional a la especialización en cualquiera de las materias aplicables.

En este blog pretendo hacer un diario de las vivencias y experiencias de algo tan fascinante como la implantación de las TIC en una administración pública local, en lo que por ahí llaman “modernización”, pero que no es más que tratar de aplicar Tecnologías de la Información y las Comunicaciones a los procesos de funcionamiento de la administración local, tratando de mejorarlos desde dos vertientes, una la reingeniería de procesos, es decír la reducción de cargas administrativas, como dicen ahora, y por otro lado la mecanización de dichos procesos, con lo que ganamos en velocidad, eficacia y eficiencia.

En otras publicaciones webs, libros y blogs, entre otras algunas en las que yo he colaborado, ya se han escrito ríos de tinta (electrónica o en papel) acerca de los pormenores de la Implantación de la eAdministración, con lo que no vamos a incidir más en este aspecto. Lo que pretendo publicar en este blog es el día a día de aquellos que somos “pioneros” en este mundo que estamos inventando un poco entre todos los profesionales que nos dedicamos a esto, puesto que la ley y la teoría están muy bien sobre el papel, pero en la práctica… ya se sabe que la práctica es otro cantar.

Adelante pues. Bienvenidos.