¡¡¡ Socorro, esto se me va de las manos !!!

La cosa te va rondando la cabeza todos los días, pero un día te levantas y piensas “nos podemos pasar de la raya, si no nos hemos pasado ya…”.

Cuando uno trabaja en un ayuntamiento pequeño o mediano, con recursos limitados, sucede que a veces uno llega hasta su máximo nivel de incompetencia, realizando cosas que posiblemente no estés preparado o no hayas recibido la formación necesaria para ello. En el caso de los informáticos, estamos obligados a aprender un sinfín de asuntos acerca de los temas en los que tratamos. Por ejemplo un informático que trabaja en una empresa de montaje debe conocer cosas sobre sistemas productivos. Un informático de la administración local ha de saber, contabilidad pública, legislación, recaudación, atención al ciudadano… pero a veces tocas un poco de oído.

En mi caso ha sido un arma de doble filo, puesto que al poner en marcha un sistema de administración electrónica y gestión documental, al principio hemos tenido (y seguimos teniendo) que luchar contra la famosa “resistencia al cambio” del personal, que desconfía (no siempre sin razón) de los sistemas que pretendemos “imponerles”. Sobre la resistencia al cambio también se ha escrito mucho y no voy a hablar aquí sobre ella, pero todos sabemos que es algo evidente.

Pero puede llegar el caso (y de hecho llega) en el cual la situación sea que el personal vea las bondades del sistema y ya sea por practicidad o por aquello de “no me quiero quedar fuera” y la demanda de implementación de procedimientos aumenta exponencialmente. Y esto, es peligroso.

Es peligroso, por el hecho de que uno desea con avidez que sus sistemas de implanten con éxito y sobre todo que sean aceptados, así que cuando estos sistemas son demandados uno está por la labor. Pero este afán por implementar sistemas nos hace olvidar algunas cosas importantes, y para las que cabe tener la azotea bien amueblada, y son el método y la organización. En palabras técnicas, no adolecer de sistemas de archivo documental y tener presente en la implementación la reingeniería de procesos.

Mis esfuerzos ahora se centran desde unos meses en corregir este problema, puesto que nuestro sistema de gestión documental cuenta con más de 130.000 documentos activos hasta la fecha, de los cuales más de 40.000 han sido firmados digitalmente, con un total de 32 tipos de expedientes. Esto nos lleva a un “bosque” de documentación, tipos, series y familias que hay que controlar, especialmente en lo relativo a la conservación y el expurgo de dichos documentos.

Todo esto, que en su mayor parte es terminología de documentalista, me encuentro con un problema doble: por un lado los documentalistas y bibliotecarios no están en su mayor parte familiarizados con las TIC, y por otro lado los profesionales de TIC que han implementado esto en otros ayuntamientos en gran parte de ellos no han tenido en cuenta el problema. Sólo en grandes municipios, gobiernos autonómicos y diputaciones han abordado el problema de la archivística digital, pero su modelo no es adaptable al nuestro, y habría que hacer muchos cambios. Pero aún hay un problema más difícil de solucionar, y es que la herramienta informática actual no nos permite este cambio fácilmente…

La reingenieria de procesos se ha abordado sin embargo parcialmente. Se ha conseguido en parte la reducción de algunas cargas administrativas. Sin embargo en muchos casos se ha tendido al “si sempre s’ha fet aixina” y no se ha prestado atención a la mejora de los procesos.

Afortunadamente en breve tendremos un módulo de estadísticas que nos va a arrojar mucha luz sobre algunos procesos comparándolos con el sistema tradicional en papel.

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7 comentarios en “¡¡¡ Socorro, esto se me va de las manos !!!

  1. Víctor Almonacid dijo:

    No puedo dejar pasar la oportunidad de ser el primero en intervenir en este nuevo espacio (será la primera pero obviamente no la última). Te felicito por la iniciativa. Habrá que darle la adecuada difusión para que se convierta en un auténtico foro de la eAdministración, y herramienta de intercambio de ideas y experiencias, que es de lo que se trata. Entre todos sabemos más que cada uno aisladamente, y la praxis de todos se va acumulando, por lo que cada vez somos más valiosos los unos para los otros. Además, los asesores externos cobran, y los compañeros asesoran gratis…. En cuanto al tema que planteas del archivo electrónico, es uno de los problemas inmediatos que debemos solucionar los municipios que ya tenemos cierto grado de producción e-documental.
    Vamos hablando sobre esta y otras cuestiones, ya que entre todos conseguiremos levantar esta Administración (Local) que titubea.
    Enhorabuena!! Esta idea va a triunfar!
    Un abrazo.
    Víctor

  2. FerminCerezo dijo:

    Enhorabuena Fernando por la iniciativa y gracias por las aportaciones desde Picanya q muestran el camino a seguir. Me comprometo a realizar aportaciones desde nuestras experiencias, visiones, aciertos y errores (que de todo tenemos). Efectivamente, en el corto plazo debemos conseguir docs electronicos conforme a la NTI de documento electronico del ENI, idem para el expediente electronico respecto a la NTI del expediente electronico y todo ello incorporado a un archivo electronico que mencionas. Desde julio ya tenemos todos los “mimbres”. trabajaremos juntos en el reto.
    Un abrazo y enhorabuena de nuevo.

  3. Eduard Sospedra dijo:

    Sempre és interessant tindre un lloc on “bolcar” les nostres intranquil·litats, els informàtics d’Ajuntaments xicotets estem normalment sols “pregonant en el desert”. Enhorabona per la iniciativa.

  4. Pablo Vaño dijo:

    Nosotros estamos empezando ese camino y nos surgen muchas dudas, ya que como bien dices nos toca lidiar con muchos toros y no siempre estamos preparados para salir al ruedo, pero gracias a esta iniciativa se puede encontrar un poco de luz, aportando después los resultados, que podrán servir de ayuda para otr@s. Me parece una genial idea y espero que funcione. Un saludo.

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