Unificación de la documentación

Una de las tareas a la hora de simplificar nuestro catálogo documental y nuestro manual de procedimientos es la simplificación de la documentación, desde varios frentes. Primero que los documentos que se solicitan al ciudadano sean menos. Si están en poder de la propia entidad, por descontado, pero si están en poder de alguna administración y es accesible por cualquier medio de interoperabilidad, también deberíamos de eliminar esa solicitud de documentación. Adicionalmente debemos de tener en cuenta la reducción de pasos a la hora de tramitar cualquier solicitud.

En este sentido, el Esquema Nacional de Interoperabilidad establece unos criterios a la hora de especificar los tipos de expedientes y de documentos, tanto solicitados como aportados a otra administración, dentro de sus Normas Técnicas. Dentro de este esquema, la tipificación es mucho más simple de lo que a priori puidésemos tener en cualquier sistema de gestión documental, especialmente cuando disponemos de una mecanización que se basa en dicha tipología para la toma de decisiones. Esto hace que la simplificación de tipos y la unficación de criterios se haga más que completa.

Uno de los problemas es cómo catalogamos, archivamos y ponemos a disposición la documentación requerida a un ciudadano junto con una solicitud. El ENI dice: Solicitud, Denuncia, Alegación, Recursos, Comunicación ciudadano, Factura, Otros incautados. FIN. En todo caso esto habría que hacerlo corresponder con el catálogo interno que podria ser este u otro más extenso. Como hemos considerado en otros post de este blog, parece que lo inteligente sería que cuanto más simple mejor. Sin embargo ¿Que hacemos con documentación anexa a la solicitud para saber que efectivamente se ha entregado? ¿Cómo aseguramos que dicho documento, si no lo tenemos identificado y tipificado no ha sido entregado anteriormente y por lo tanto estamos duplicando?.

documentacion-contable[1]

Un ejemplo. Mientras determinadas entidades no ofrezcan ver on line una copia de los certificados expedidos por las mismas, a la hora de incorporar dicha información hay que requerirla al interesado. Para que esta información no se solicite en repetidas ocasiones hay que tenerla perfectamente identificada ¿Como lo hacemos? Evidentemente a base de metadatos. ¿El tipo de documento es un metadato? SI. ¿Entonces? Pues ingenio. Habrá que usar el ingenio para establecer cuando un ciudadano ha presentado dicho documento. Eso o volver a la tipología extensa, e incluir dichos certificados como uno más en el catálogo… Para gustos los colores.