Picanya eArxiu II – Análisis de la situación. El Cuadro de Clasificación.

Una vez somos conscientes del problema hay que ponerse manos a la obra, y establecemos un planteamiento a seguir. La fase de análisis y diseño somos conscientes que ha de tomarnos el tiempo que sea necesario, ya que cuando nos pongamos a implementar aquello que hayamos previsto anteriormente hemos de ser lo más eficaces y rápidos que nos sea posible, ya que dicha organización de documentos afecta a toda la organización, y al día a día de la función administrativa de la organización.

Lo primero que realizamos es un cuadro de clasificación documental. Para ello revisamos documentación de otras entidades que han abordado dicho problema. Como se ha comentado en otros post, una cosa es el punto de vista de un archivero clásico y otro el enfoque que hay que dar a esta documentación desde un punto de vista práctico y orientado a la eAdministración, especialmente teniendo en cuenta el Esquema Nacional de Interoperabilidad.

Los cuadros de clasificación que recomiendan la mayoría de archiveros nos resultan extensos y cargantes. Pueden servir para clasificar documentación en el archivo clásico, pero para documentos vivos es excesivo. Por otro lado el esquema sin pies ni cabeza, simple en extremo que nos ofrecen los documentos técnicos del ENI se hace del todo insuficiente. Así que decidimos quedarnos justo en medio y hacemos nuestro propio Cuadro de Clasificación documental.

Otra decisión importante a tomar con respecto al cuadro de clasificación es si hacerlo desde un punto de vista orgánico o desde un punto de vista funcional. De nuevo tradicionalmente se ha tenido en cuenta el primero, sin embargo la experiencia y los continuos cambios en los organigramas de la organización recomiendan un cuadro de clasificación funcional (distribuidos por funciones).

La participación de todo el personal municipal y en especial nuestra nueva secretaria Bárbara López fue muy importante a la hora de establecer dicho cuadro de clasificación. La idea que persigue es ir creciendo ordenadamente, conforme se vaya necesitando, con los expedientes municipales, codificándolos por grupos de función. Y con respecto a los tipos de documentos, unificarlos en la medida de lo posible, según lo que se comentaba en el post anterior.

Como resultado de esto quedan los siguientes grupos de función, más o menos coincidentes con departamentos que generan expedientes, o se hacen responsables de los mismos:

Grupos de Función
Id Descripció alt
AC Atenció Ciutadana  
AL Alcaldia  
CE Cultura i Esports  
DL Desenvolupament Local  
GI Gestió d’Ingressos  
GV Altres Organs de Govern  
IF Informàtica  
IN Intervenció  
PE Personal  
PL Policia Local  
SE Secretaria  
SS Serveis Socials  
UR Urbanisme i Medi Ambient  

Un ejemplo de expediente, junto con su codificación, códigos de tipos de documento y grupo de función sería:

Ejemplo de Expediente: Sol·licitud de Prestec Mobiliari

Expedients.Id Expedients.Descripció Codi_Exp Tipus de document.Descripció Tipus de document.Id Ordre
082 Sol·licitud Prestec Mobiliari CE.082 Instància 052 1
082 Sol·licitud Prestec Mobiliari CE.082 Informe 049 2
082 Sol·licitud Prestec Mobiliari CE.082 Notificació 061 3
082 Sol·licitud Prestec Mobiliari CE.082 Acussament de Rebut 004 4
082 Sol·licitud Prestec Mobiliari CE.082 Resolució d’Alcaldia 077 5

Así pues ya tenemos un método a la hora de crear tipos de documentos y sus expedientes, y un cuadro de claisifcación que implementar. Que no es poco… Se adjunta el Cuadro de Clasificación Resultante: Picanya eArxiu

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Picanya eArxiu I – Nos damos cuenta del problema

Pues bien, después de mucho rondar, mucho estudiar el tema, tan peliagudo y complejo a la hora de abordar, hemos decidido tirarnos a la piscina, e implementar un plan de reestructuración del archivo electrónico, al que hemos llamado “Picanya eArxiu” y que consta de tres fases y que persigue diferentes objetivos.

Las causas que han llevado a dicho planteamiento, han sido comentadas sobradamente en otros post, pero sí se ha de comentar que han sucedido algunas cosas que han hecho que el proyecto sea una prioridad para la organización.

En diferentes Comisiones de Modernización se estuvo comentando el tema, y se evaluaron algunas propuestas de empresas especialistas en el tema. La mayoría de ellas fueron descartadas porque estaban fuera de las posibilidades presupuestarias de la entidad, pero además, por otro motivo bastante importante, y es que cualquier agente externo a la organización no iba a conocer en detalle los pormenores del sistema administrativo de la misma, además de desconocer las herramientas informáticas involucradas. Todo hacía indicar que nosotros, personal del ayuntamiento en la medida de lo posible, en especial de los directores y la nueva secretaria, de la que luego hablaremos, nos tendríamos que encargar del grueso del proyecto.

El desencadenante principal sucedió en un pleno del ayuntamiento, donde varios concejales preguntaron por algunas solicitudes y mociones que habían pendientes, y los allí presentes no sabían muy bien como contestar a dicha pregunta. El problema era muy simple: funcionarios y políticos con responsabilidad desconocían la importancia de tareas documentos electrónicos que llegaban a su bandeja de entrada. Y una vez encontrados, tampoco conocían exactamente a qué información se referia el escrito y la documentación relacionada. Es decir, ignoraban el sistema de gestión electrónica, a pesar de ser el medio por el que se firma gran parte de la documentación administrativa, y además no sabían cómo localizar información relativa a un asunto. Ya no por desconocimiento puro y duro, sino por falta de una estructura lógica y coherente en el archivo electrónico municipal.

Esto, por diversos motivos, no tanto administrativos como políticos, encendió las luces de alarma y puso prioridad máxima en establecer un orden en el supuesto desconcierto e-administrativo.

La principal involucrada en este cambio fue nuestra actual secretaria, Bárbara López, que tras la marcha de nuestro querido Víctor Almonacid a Alzira, es la que se encarga de la secretaría, y que ante la llegada a un sistema nuevo para ella, se dio cuenta que no tener control de la información de los expedientes podía suponer un problema grave.

Así pues, y tras este suceso revelador, hubo una reunión de urgencia en la que se instó a directores, habilitados y a el arriba firmante a ponerse manos a la obra. Nunca es tarde si la dicha es buena.

Lo que no sabía era los días de absoluto estrés que me esperaban … Lo veremos en el siguiente post. Os dejo una viñeta de Forges que viene al pelo.

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