Picanya eArxiu I – Nos damos cuenta del problema

Pues bien, después de mucho rondar, mucho estudiar el tema, tan peliagudo y complejo a la hora de abordar, hemos decidido tirarnos a la piscina, e implementar un plan de reestructuración del archivo electrónico, al que hemos llamado “Picanya eArxiu” y que consta de tres fases y que persigue diferentes objetivos.

Las causas que han llevado a dicho planteamiento, han sido comentadas sobradamente en otros post, pero sí se ha de comentar que han sucedido algunas cosas que han hecho que el proyecto sea una prioridad para la organización.

En diferentes Comisiones de Modernización se estuvo comentando el tema, y se evaluaron algunas propuestas de empresas especialistas en el tema. La mayoría de ellas fueron descartadas porque estaban fuera de las posibilidades presupuestarias de la entidad, pero además, por otro motivo bastante importante, y es que cualquier agente externo a la organización no iba a conocer en detalle los pormenores del sistema administrativo de la misma, además de desconocer las herramientas informáticas involucradas. Todo hacía indicar que nosotros, personal del ayuntamiento en la medida de lo posible, en especial de los directores y la nueva secretaria, de la que luego hablaremos, nos tendríamos que encargar del grueso del proyecto.

El desencadenante principal sucedió en un pleno del ayuntamiento, donde varios concejales preguntaron por algunas solicitudes y mociones que habían pendientes, y los allí presentes no sabían muy bien como contestar a dicha pregunta. El problema era muy simple: funcionarios y políticos con responsabilidad desconocían la importancia de tareas documentos electrónicos que llegaban a su bandeja de entrada. Y una vez encontrados, tampoco conocían exactamente a qué información se referia el escrito y la documentación relacionada. Es decir, ignoraban el sistema de gestión electrónica, a pesar de ser el medio por el que se firma gran parte de la documentación administrativa, y además no sabían cómo localizar información relativa a un asunto. Ya no por desconocimiento puro y duro, sino por falta de una estructura lógica y coherente en el archivo electrónico municipal.

Esto, por diversos motivos, no tanto administrativos como políticos, encendió las luces de alarma y puso prioridad máxima en establecer un orden en el supuesto desconcierto e-administrativo.

La principal involucrada en este cambio fue nuestra actual secretaria, Bárbara López, que tras la marcha de nuestro querido Víctor Almonacid a Alzira, es la que se encarga de la secretaría, y que ante la llegada a un sistema nuevo para ella, se dio cuenta que no tener control de la información de los expedientes podía suponer un problema grave.

Así pues, y tras este suceso revelador, hubo una reunión de urgencia en la que se instó a directores, habilitados y a el arriba firmante a ponerse manos a la obra. Nunca es tarde si la dicha es buena.

Lo que no sabía era los días de absoluto estrés que me esperaban … Lo veremos en el siguiente post. Os dejo una viñeta de Forges que viene al pelo.

expediente1

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