Picanya eArxiu III – Implementación

Y empezó la pesadilla…

La primera parte de la implementación consiste en reubicar toda la información actual del gestor documental. La lógica dice que el aplicativo debería de ser capaz de tener conviviendo diferentes cuadros de clasificación, por motivos de cohesión de información en el futuro, esto es, que si un documento se clasifica de una manera determinada hoy y se firma, no se debería cambiar de tipo. Se debería guardar en en un histórico. Pero esta utilidad no era soportada a fecha de hoy por el aplicativo que nosotros usamos.

Así pues, nos tocó entrar “a saco” con la actual clasificación y empezar a reubicar documentos entre tipos y eliminar aquellos que ya no se iban a usar. La cosa trajo cola, ya que los tipos de documentos tienen relación con:

  • Asuntos y modalidades del Registro de Entrada.
  • Tipos de Expedientes
  • Plantillas de documentos
  • Procedimientos de tramitación de expedientes
  • Firmas de tipos de documentos

Esto mientras los usuarios están trabajando con los documentos, implica además gran cantidad de incidencias de funcionamiento, lo cual entorpecen de manera sustancial el funcionamiento.

Otro problema añadido es que, al ser bases de datos diferentes, la tipología del registro de entradas y salidas y del gestor documental no es la misma, especialmente cuando esta integración funciona “de aquella manera”. Es decir, eliminas tipos del gestor documental y el registro de entradas y salidas no se da por enterado de esta eliminación, con lo que sucede que hay entradas y salidas con documentación que no corresponden a ningún tipo ya que este ha sido eliminado o reubicado, y anotaciones nuevas que tienen asociados tipos de documentos no tienen correspondencia en el gestor documental.

Afortunadamente al simplificar en gran medida el catálogo de tipos de documentos nos permite asignar tipos de manera muy fácil a los asuntos del registro (que los hacemos corresponder con tipos de expedientes de nuestro cuadro de clasificación).

Así pues, de una manera más o menos sencilla, resumimos el órden de implementación:

  1. Reubicación de tipos en gestor documental
  2. Reubicación y cambio de nomenclatura en tipos de expedientes del gestor documental
  3. Repaso de procedimientos, reglas de negocio y plantillas en tareas de procesos. Corrección de errores.
  4. Repaso de plantillas
  5. Implementación de cuadro de clasificación el asuntos y modalidades de registro, haciendolos corresponder con tipos de expedientes y asignando tipos de documentos.
  6. Cambio en sistema de información interna (Intranet)

Dentro del gestor documental se navegaría tras esta reorganización de la siguiente manera, tanto en expedientes como en tipos de documentos.

expedientes

documentos

 

 

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