Cuestiones acerca del Sistema de Tramitación Electrónica

Ante una serie de problemas acaecidos en nuestro Sistema de Tramitación Electrónica (STE), nos han surgido una serie de dudas existenciales en si nuestra manera de abordar el problema es el adecuado o no.

Los problemas sucedidos han sido diversos, pero la sensación de llevar sobre los hombros todo el sistema de tramitación de expedientes de la organización es demasiado pesada. Es decir, si el sistema falla, que es responsabilidad del departamento de informática, el ayuntamiento se paraliza, y eso desde luego no es admisible.

Y los fallos pueden ser estructurales (de hardware), pueden ser de diseño o pueden ser de errores de la aplicación, pero al final el problema es el mismo.

Los errores de caídas del sistema por motivos de hardware o sistemas operativos son mínimos. En todos estos años se pueden contar con los dedos de una mano estas caídas. Los errores en la aplicación sin embargo son mucho más y no podemos controlarlos puesto que en este caso depende de la empresa suministradora del software, y no tenemos suficiente estructura como para someter a testeo las versiones que esta empresa libera y que por otro lado necesitamos puesto que incorporan importantes mejoras que nosotros mismos hemos reclamado.

Esto último nos hace plantearnos que el ayuntamiento administrativamente deberia tener un plan B ante estos fallos. Alguna herramienta administrativa que permitiera generar documentación en papel que luego se incorporara al sistema aunque fuera a posteriori. Y en ello estamos.

Pero finalmente hay un problema que me preocupa más, y es saber si la estrategia de diseño de procesos es la adecuada o deberíamos replantear este asunto. Y de nuevo volvemos a lo comentado en otros post de este blog. ¿Procesos genéricos o proceosos ad-hoc? El hecho de no tener procesos genéricos provoca muchos problemas de encorsetamiento al usuario que continuamente busca atajos molestos o me reclama que vaya “parcheando” ya sea el diseño o la ejecución de los mismos. Si vamos parcheando es evidente que el diseño no es el adecuado.

Pero por otro lado todos aquellos procesos que aún no han sido diseñados son reclamados por parte del usuario para así “hacerles la vida más fácil”. Al final ¿Que es lo mejor?

Según he comentado con mis compañeros, pues depende. Hay usuarios que preferirán unas cosas a otras, pero al final a nosotros nos toca tomar decisiones. Cuando hacemos procesos genéricos o abiertos podemos perdernos mucho detalle que nos permitiría fácilmente obtener indicadores. Además el número de fallos o de expedientes que se tramiten erróneamente es mucho menor. Al final hay que valorar que es lo que conviene en cada caso sin obsesionarse ni por un método ni por otro.

Se admiten comentarios, como siempre.

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Un comentario en “Cuestiones acerca del Sistema de Tramitación Electrónica

  1. Enriquito dijo:

    Hola Pájaro!

    En el Hospital Clínico me encargue como bien sabes del Sistema de Petición Electrónica al Laboratorio…y como bien apuntas uno siempre se debate entre la rigidez y la permivisidad…

    ¿Solución? Ni pa ti ni pa mi. Escuchar ante todo, pero siempre llevando tu una propuesta de mínimos irrenunciables e ir “amoldante” (sin desvirtuar el proyecto original), a las necesidades y/o peculiaridades (o pijaditas) del solicitante.

    Importante hacerle ver al solicitante (en el caso de que así fuera), de que sus peculiaridades muchas veces son pequeñas ineficiencias en sus procesos….el tan famoso “esto se ha hecho así toda la vida”…

    La ingeniera de procesos previa es IMPEPINABLE. El sistema de petición que hemos implantado aquí es ahora modelo para el resto de Hospitales de la CV y me está tocando explicarle a mis compañeros de otros Hospitales como acometer el salto papel a electrónico. Y lo primero que digo es…SIENTATE, ESCRIBE COMO SON TUS PROCESOS AHORA y COMO QUIERES QUE SEAN. Es lo más jodido…

    Sin ir más lejos ayer en el Clínico se trabajaron 1696 peticiones o pacientes…1563 se realizaron electrónicamente. Me lo llegan a decir hace 4 años y no me lo creo!!!

    Hale…a cascarla!

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