Jornada técnica de gestión documental en Gandía

El pasado 16 de Febrero se celebro una jornada técnica en Gandía, organizada por el ayuntamiento donde se reunieron responsables técnicos de entidades públicas de las tres provincias valencianas y donde se puso sobre la mesa la problemática de la gestión de la documentación, la información y el archivo en los proyectos de implantación y conservación de administración electrónica. Se habló de éxitos, fracasos, y especialmente de los problemas latentes y sin resolver en muchos casos. Es un tema que preocupa, y es por ello la semana que viene el INAP dedicará una jornada (previa al CNIS y que se ha desbordado en asistentes, literalmente) que también tratará estos asuntos. 
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A continuación paso una transcripción de las anotaciones de Joan Carles Faus, responsable de archivo de Gandía, y principal artífice de la jornada, de las conclusiones allí tratadas.

  • La falta de estrategias claras y uniformes en gestión documental electrónica, provoca una deriva casi exclusivamente tecnológica en muchas entidades locales. Esta tendencia provoca a su vez, una excesiva dependencia del sector privado en la provisión de las soluciones informáticas.
  • No es fácil conseguir la transferencia de soluciones y la re utilización de herramientas tecnológicas entre diferentes niveles de administraciones públicas. Y sobre todo , no puede ser una responsabilidad exclusivamente de las EELL, y menos de las de menor tamaño. El cumplimiento del mandamiento legislativo en este sentido parece ahora mismo una quimera.
  • Necesitamos un “entente” supralocal, y hasta interadministrativo, que implemente, desarrolle, tutele y garantice el mantenimiento de las principales soluciones de la forja del CTT, o de otras experiencias, para la implementación efectiva de herramientas de gestión electrónica administrativa. Habrá que tomar decisiones estratégicas, como optar por adaptar tareas de código abierto (como INSIDE y ARCHIVE) con una pre carga del cuadro de clasificación funcional y la asociación automática de metadatos, según el EMGDE, con un papel protagonista de las diputaciones provinciales (sobre todo para los municipios de menos de 20.000 habitantes).
  • El 90% del éxito en la utilidad de una aplicación informática no está en la tecnología, sino en la toma de requisitos y en la cultura del cambio. La afirmación de que hay demasiada tecnología y poca organización, refleja ritmos bien diferentes entre el área TIC y las políticas de organización y gestión documental. Particularmente, la comunidad profesional archivística ha de ser consciente de su rol en la trinchera de la producción documental electrónica, y establecer líneas de intervención unívocas más allá de la custodia patrimonial, y el área jurídica organizativa no derivar la posibilidad de éxito únicamente a los recursos informáticos (hardware y software).
  • Las herramientas tic de gestión electrónica han de acompañarse y complementarse obligatoriamente con políticas y estrategias de gestión documental. La ausencia de este marco archivístico en las organizaciones genera la producción de “bolsas” de documentación digital sin contextualización en las funciones de las entidades, imposibilitando la aplicación del ciclo de vida y la preservación sostenible de las fuentes primarias de información. Paradójicamente, el acceso a la información pública podria truncarse precisamente en escenarios de producción electrónica exclusivamente bajo la óptica de aplicaciones informáticas.

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  • Se deben planificar las acciones en el ámbito de la gestión de documentos / gobierno electrónico de manera secuencial y acumulativa, evitando en lo posible las acciones aisladas o faltas de planificación. Aludimos a la competencia de la Generalitat Valenciana para dar respuesta a las necesidades globales de gestión documental; como los modelos de documento y expediente electrónico comunes y alineados con el ENI, incluso normativos, como el modelo de política de gestión de documento electrónico, entre otros. Planteamos la convivencia de tal manera que las competencias autonómicas de archivo pasen de Cultura a alguna otra Conselleria más transversal. Y el papel de las Diputaciones provinciales de nuevo, en el sentido de que deberían crear modelos prácticos y ponerlos a disposición de los pequeños y medianos municipios mediante acciones de soporte activo.
  • La interoperabilidad de las políticas públicas en la gestión documental entre los diferentes niveles de Administraciones, principalmente entre la Generalitat Valenciana y las respectivas Diputaciones acontece no ya una necesidad urgente, sino una exigencia de la ciudadanía y de todas las Entidades locales. Ha pasado el tiempo de las parcelas competenciales, y no cabe la renuncia de responsabilidades en un ámbito no sólo obligatorio, sino nuclear para la eficiencia y sostenibilidad del sector público valenciano.
  • El desempeño de la Ley de procedimiento administrativo común (electrónico) y la propia eficiencia de las Administraciones requiere sumar sinergias y alianzas para normalizar las políticas de Gestión documental a cualquier nivel de las Entidades Locales. Las grandes poblaciones y los pequeños municipios pueden compartir diagnosis, problemática y desarrollo de instrumentos en este sentido. Y no tenemos que descartar, como ocurre para proveernos de soluciones informáticas, la concurrencia de empresas especializadas en gestión documental del sector privado para superar esta evidente carencia más allá de la “voluntad” o la capacitación de cada entidad local.
  • La multidisciplinaridad de roles técnicos que tienen que vehicular y liderar la gestión documental electrónica es una evidencia, desde juristas, informáticos, responsables de innovación, modernización, gestión documental y archivo. Aun así, las Administraciones públicas no tienen actualmente una estructura de personal adecuado a las exigencias de este nuevo escenario exclusivamente electrónico. Hace falta la adecuación urgente de los roles, las responsabilidades, y la relación de puestos de trabajo para apoyar con garantías al nuevo paradigma de producción electrónica.
  • Por último, hay el convencimiento compartido de la oportunidad de abrir espacios vivos de trabajo, dinámicos, con una cierta periodicidad, para generar y compartir soluciones prácticas y experiencias. Esta experimentación y de aprendizaje compartido se podría encauzar, por ejemplo, mediante “comunidades de aprendizaje” o “co desarrollo de aplicaciones puntuales” para optimizar conjuntamente la gestión documental electrónica.

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