Procesos / procedimientos / expedientes / trámites … Catálogo.

Muchas palabras para llamar a cosas que son parecidas o casi. Si buscamos en la RAE sí veremos alguna diferencia, pero para nuestro caso es lo mismo. Cuando decidimos documentar “lo que se hace” en una administración pública, de lo que se trata es, al menos de llegar a una convención o norma para llamar a las cosas siempre igual. Por ejemplo, cada expediente puede tener un proceso ¿Es lo mismo que procedimiento? En principio el proceso es el conjunto de mecanismos que trasforman una entrada en una salida, y la descripción de estos mecanismos es lo que se conoce como “Procedimiento”. ¿Y entonces qué es un trámite? Según la RAE: “Paso que, junto con otros, debe realizarse de forma sucesiva para solucionar un asunto que requiere un proceso. ‘los trámites del divorcio; los trámites de la compra de la casa le están llevando demasiado tiempo; el proyecto se discutió por el trámite de urgencia; la ley comienza su trámite en el Senado'”. Con lo que podemos definir como trámite cada uno de los pasos intermedios en un proceso administrativo, o lo que en otros sitios se conoce como “Actuaciones Administrativas”.

¿Que hacemos para confeccionar el catálogo? Primero que nada cabe decir que es necesario tener una clara visión por procesos de la gestión administrativa. y eso no se hace de un día para otro… Superado este trauma, debemos tratar de extraer la máxima información posible de lo que hagan los departamentos. Quizás ellos sean capaces de guiarnos en la forma en la que tratan sus expedientes y si tiene proceso o no lo tiene. En el caso del ayuntamiento de Picanya, nos apoyamos en una base de datos en MS Access donde introducimos toda esta información relativa a cuadro de clasificación, catálogo de procesos, procedimiento, tipos de documentos asociados, etc. Sin embargo para ello la información se solicita a cada uno de los departamentos responsables para que ellos mismos digan lo que se ha de incluir.

Se adjunta formulario de petición de información a los departamentos.

 

Anuncios

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s