Por qué vale más la inspiración que la técnica…

Hay días de esos en los que necesitas algo para darlo todo. Necesitas un plus de creatividad para ser efectivamente productivo. Se plantean ante uno una serie de necesidades de decisión estúpidas que sabes que en el fondo no son tan estúpidas. Elementos que harán que la gestión del día a día de tus compañeros de organización vayan hacia una dirección u otra, y que requieren de una buena inspiración para tomar el camino adecuado.

Hoy me toca enfrentarme con la decisión de especificar el nivel de granularidad necesario en los tipos de documentos de la entidad. Y parece una tontería pero no lo es. Todos los que nos dedicamos a esto sabemos más o menos lo que es una serie documental, una tipología documental, o un metadato. Hay tipologías documentales que se relacionan con el ciudadano y otras tantas que no. El problema radica en localizar de manera sencilla todos y cada uno de los documentos.

Pongamos un ejemplo: si tengo 10 tipos de actas en mi organización (Acta de pleno, acta de comisión informativa, acta de recogida de vehículo, acta de tribunal, acta de…) y hago caso a la premisa de simplificación y a los tipos de documentos recogidos por el ENI, todos los documentos deberían recogerse en el tipo ENI Acta.

PERO, si soy el responsable del expediente y quiero encontrar el ACTA de pleno X, o el ACTA Rectificativa del Pleno X ¿Como lo haría?. En el primer caso “de pleno” es evidente que hace referencia al expediente, es decir, a la serie documental. Pero en el caso de “Rectificativa” se trata de una característica particular. Entonces que usamos ¿Un metadato?. ¿Una tipología adicional?

Dicho de otro modo, los usuarios están acostumbrados a añadir mucha información adicional a los documentos. Por ejemplo, las convocatorias de pleno son consideradas por el ROF una RESOLUCIÓN + NOTIFICACIÓN. Sin embargo ha de quedar muy claro en todas las posibles notificaciones que hay en un expediente, la que es NOTIFICACIÓN DE CONVOCATORIA. ¿Cómo añadimos esta información? ¿Merece la pena crear otro tipo de documento?

La lógica, desde un punto de vista de simplificación, nos lleva a la asignación de metadatos libres. Pero el problema puede venir en la forma de visualizar estos metadatos en la aplicación, que pueden no estar siempre lo visibles que sea necesario.

Así pues ¿Qué camino tomamos de manera sostenible?

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